Tips & tricks

5 tips om effectief aan de slag te gaan met digitale formulieren

Tijdens onze implementaties van KE-chain bij onze klanten zien we vaak dezelfde uitdaging; “Digitaal gaan werken, hoe pak je dat aan?”. Zelf houden we het graag simpel en helpen we onze klanten om stap voor stap te verbeteren. Het meenemen van de organisatie in de inrichting van de digitalisering is key. In dit artikel hebben we vijf tips verzameld om jou te helpen om effectief aan de slag te gaan.

Tip 1: Maak de gebruiker eigenaar van het digitale formulier

Het digitale formulier is een hulpmiddel voor de uitvoering van het werk voor de gebruiker. Hoe dit eruit ziet en de verbetering ervan is afhankelijk van de gebruiker. Dat doen ze nu ook immers. Laat je niet verleiden om achter je bureau te verzinnen wat handig is voor je collega. Iedere rol heeft een andere behoefte.

Onze tip is om de gebruiker eigenaar te maken van het digitale formulier. Dat geeft gelijk draagvlak voor de gekozen inrichting, aangezien de gebruiker zelf de beslissing heeft genomen.

Wat wij doen is ten eerste om het huidige formulier 1-op-1 om te zetten. De gebruikers bepalen daarna zelf welke informatie ze eigenlijk willen zien en hoe. Met KE-chain ondersteunen we dit door een formulier live te kunnen aanpassen. Volledig visueel. Daarnaast helpen we de gebruiker met extra informatie over de status van het formulier; “is het compleet?”, “is alles correct?”. 

Een mooi voorbeeld uit de praktijk was tijdens een pilot project bij een van onze klanten. We hadden het formulier 1-op-1 overgezet voor de gebruiker. Tijdens het werk moest de uitvoerder een heleboel open tekst velden invullen als gevolg daarvan. We hebben toen ter plekke het formulier aangepast naar een selectielijstje waarin de gebruiker het juiste antwoord kon selecteren. Dit resulteerde in draagvlak van en optimale inrichting voor de gebruiker. 

Tip 2: Betrek alle gebruikers van een formulier

Er zijn altijd meerdere gebruikers van de informatie van een formulier. Als dat niet zo is, zouden wij direct stoppen met het gebruik van het formulier. Er is een grotere tijdsbesparing te realiseren door de hele informatie keten te bekijken. Digitalisering helpt bij het stroomlijnen van informatie tussen gebruikers. En gebruikers te helpen om conform de afspraken te blijven werken. Dit resulteert in transparantie binnen de organisatie en naar klanten en leveranciers.

Onze tip is om alle gebruikers van een formulier te betrekken bij de digitalisering. Geef iedere gebruiker toegang tot de informatie die voor haar/hem nuttig is en automatiseer routinematige taken. 

Wat wij doen om onze klanten te helpen is om per formulier verschillende fasen te bepalen. Iedere gebruiker werkt dan met de optimale versie van het formulier. Iedere gebruiker kan alleen de informatie wijzigen wat binnen zijn/haar verantwoordelijkheid valt. Iedereen ziet altijd wat de huidige status van het formulier is.

Een voorbeeld die wij veel terug zien in de inrichting van formulieren in KE-chain zijn fasen als: ‘voorbereiden’, ‘keuren’ en ‘controleren’. Verschillende gebruikers vullen per fase een deel van informatie van het formulier in. In dit geval zijn dat bijvoorbeeld het invullen van de toleranties door de voorbereider op kantoor, de registratie door de uitvoerder op locatie en de tweedelijnskeuring door de specialist op kantoor. 

Tip 3: Focus op aanpasbaarheid en minimaliseer variatie

De huidige werkwijze is zeer flexibel en wordt continue naar inzicht van de expert aangepast aan de situatie. Aanpassingen die soms nodig zijn voor het goed uitvoeren van het werk. En aanpassingen die soms alleen een persoonlijke voorkeur zijn. 

Onze tip is om variatie te voorkomen door hergebruik zo makkelijk mogelijk te maken. En ook ruimte te bieden aan het aanpassen van een digitaal formulier indien dit nodig is. 

Wat wij doen om onze klanten te helpen is om hergebruik eenvoudiger te maken van aanpassen. Zo is het mogelijk om de formulieren vast te leggen in een bedrijfscatalogus. In een project kunnen deze formulieren gemakkelijk 1-op-1 gebruikt worden. Uiteraard blijft het altijd mogelijk om een formulier aan te passen.

Ook helpen we door de expert verantwoordelijk te maken en niet de applicatie. Zo is het met KE-chain mogelijk om een formulier niet volledig in te vullen en deze wel af te ronden. Als een expert dat doet zal daar immers vast een goede reden voor zijn. Wij helpen de organisatie wel door dit inzichtelijk te maken. De expert heeft dus wel wat uit te leggen.

Tip 4: Investeer tijd om digitale werkwijze in te richten

Digitale formulieren zijn nieuwe middelen om het werk gemakkelijker te maken. Het is een nieuw werkmiddel en dat is een verandering. En verandering gebeurt alleen met tijd en aandacht. Anders vallen mensen terug in hun routine. Maak de inrichting afhankelijk van de eigen werkwijze. Je weet van te voren nooit precies wat optimaal werkt. Leren is proberen. Maak tijd vrij om tijd te kunnen besparen. Dat geeft experts de ruimte om feedback te geven en hun werkwijze aan te passen.

Onze tip is om gebruikers de tijd te geven om de digitale inrichting van de werkwijze te doen. Reserveer tijd om de inrichting te doen. Pas het toe op projecten om verbeteringen te behalen.

Wat wij doen tijdens de inrichting van KE-chain bij onze klanten is om extra tijd te investeren en onze klant optimaal te begeleiding tijdens de implementatie. Aandacht geven aan de gebruikers en het tempo door de organisatie laten bepalen. Wij weten waar onze klanten naar toe willen, maar onze klanten bepalen zelf hoe dat eruit ziet.

Een voorbeeld uit de praktijk is de eerste implementatie van KE-chain bij onze klanten. Waarbij we altijd beginnen met een klein pilot project om de inrichting van de applicatie goed aan te laten sluiten. Vanuit daar pakken onze klanten dan zelf door met het optimaliseren van de formulieren en werkwijze met key experts per discipline. Ze zijn dan zelf in staat om de inrichting zelf verder verbeteren.

Tip 5: Ga ervan uit dat je wilt veranderen

Het primaire werkproces verandert continue door nieuwe inzichten, door nieuwe materialen, methoden en middelen of door nieuwe producten en andere contractvormen. Digitalisering ondersteunt het primaire proces en moet dus mee veranderen om bij te blijven met de organisatie. 

Onze tip is om uit te gaan van de verandering tijdens de inrichting van digitalisering. Zelf in controle zijn van het inrichting en mate van aanpasbaarheid bepalen hoe lang je effectief met het digitale formulieren kan werken. 

Tijdens de implementatiefase investeren we extra tijd om de klant optimaal te begeleiden. Uiteraard zijn wij wel beschikbaar als je een expert nodig hebt. Daarnaast helpen we door de applicatie met onze klanten mee te ontwikkelen, waarbij wij letten om het makkelijker maken van hergebruik, het vergroten van transparantie, en verminderen van routine activiteiten. 

Een goed voorbeeld uit de praktijk is de ontwikkeling van de digitaal keuren oplossing. De maatwerk oplossing is binnen twee jaar uitgegroeid tot een flexibele oplossing waar meerdere klanten hun eigen formulieren en werkwijze in beheren, uitvoeren en verbeteren.

Ben je benieuwd naar de nieuwste ontwikkelingen van KE-chain?

Smart collaboration

based on quality assurance driven by your own project data