Tips & tricks

Meer grip op de tenderfase met het data gedreven tenderplan 

Op zoek naar meer grip op de tenderfase? Zijn documenten dan de beste keuze om de informatie te managen? Meestal niet.

KE-chain vormt niet alleen voor grote organisaties en consortia een perfecte basis voor het tenderplan, ook voor kleine aanbieders waarbij de aanbesteding door 1 persoon of afdeling wordt gedaan, is het een onmisbaar hulpmiddel.

 

Het goed uitvoeren van de tenderfase betekent in korte tijd een zo goed mogelijk plan opstellen om het resultaat van het beoogde project te optimaliseren. Het resultaat is afhankelijk van de kwaliteit van de uitgangspunten bepaald door de klant en de eigen organisatie. Deze uitgangspunten zijn een mix van informatie van verschillende disciplines die kennis en informatie inbrengen en afwegen. Informatie die gedurende het proces verandert door nieuwe input van de klant en voortschrijdend inzicht.

Kortom, een iteratief proces met hoge tijdsdruk waar communicatie van informatie tussen disciplines de kwaliteit van het resultaat bepaalt. Hiervoor is tijdig en op maat aanleveren van de juiste informatie aan alle disciplines key. Dat is veel makkelijker met data dan met documenten. KE-chain is uitermate geschikt om een werkwijze op basis van documenten om te zetten naar een werkwijze op basis van data. Met KE-chain combineer je status, presentaties, documenten en werkwijze conform een kwaliteitssysteem in één omgeving. Makkelijker samenwerken met een hogere kwaliteit van de tender.

Meer weten over het tenderplan met KE-chain?

Volg het webinar op dinsdag 10 november om 13:00 uur

Het document ziet er hetzelfde uit

Per tender kan je een formulier namelijk zo inrichten dat het er voor de gebruiker precies hetzelfde uitziet. Het maakt niet uit of het een Word document of een Excel sheet is. Je kan het altijd als PDF opslaan, uitprinten en communiceren zoals je gewend bent met het document.

Op de achtergrond is het formulier echter opgebouwd uit data. Dezelfde data kan je dus op een andere plek weer gebruiken. Handig als verschillende documenten dezelfde data bevatten, zoals bijvoorbeeld een project nummer en meestal nog veel meer. Dat scheelt weer handmatig bijhouden van dezelfde informatie op meerdere plekken.

Werken volgens de eigen werkwijze

Het team wordt begeleid in de uitvoerging van de tender op basis van je eigen werkwijze, bijvoorbeeld conform de interne ISO 9001 procesbeschrijvingen. Per stap kan je een dashboard zo inrichten dat alle relevante informatie voor die stap in een overzicht is samengevat. Informatie die je bijvoorbeeld in die stap wilt communiceren met het team of het management.

Op de achtergrond is de werkwijze vanuit het kwaliteitssysteem opgebouwd uit data. Zo wordt altijd conform de interne afspraken samengewerkt. De status per stap is op elk moment toegankelijk voor het team. Handig voor communiceren van voortgang tijdens team meetings of tussendoor. Dat scheelt updaten van presentaties en 1-op-1 doorgeven van status door de tendermanager.

Mogelijkheden met het KE-chain platform

Het tenderplan met KE-chain is zowel voor grote organisaties en consortia met meerdere afdelingen en kleine aanbieders waarbij de aanbesteding bijvoorbeeld bij één afdeling of persoon ligt. We hebben verschillende manieren om de tenderfase te ondersteunen met KE-chain. Het is mogelijk met de standaard inrichting van het KE-chain platform voor digitaal keuren. Daarin kan je zelf je eigen tender werkwijze bepalen, welke informatie het bevat, wie wat nodig heeft. Daarnaast kan je ook een aparte applicatie inrichten die alleen gericht is op de tenderfase.

Meer weten over het tenderplan met KE-chain?

Volg het webinar op dinsdag 10 november om 13:00 uur

Meer weten?

schrijf je in voor een webinar