Mourik maakt net als veel bedrijven in de infra gebruik van Relatics om overzicht te houden van de eisen specificatie en verificatie. Voor het uitvoeren van keuringen en andere registraties maken ze gebruik van KE-chain. Om op één plek het overzicht te behouden worden de resultaten van de keuringen in Relatics samengevoegd. Dit was voor het gebruik van KE-chain een foutgevoelig en handmatig administratief proces. Met KE-chain hebben ze een bidirectionele koppeling gemaakt met Relatics die het gehele proces optimaliseert. Maarten Boer, informatiemanager en systems engineer bij Mourik, vertelt ons graag meer.
De zoektocht naar een passende oplossing
Om de meerwaarde van de koppeling uit te leggen neemt Maarten ons mee in hun zoektocht naar een systeem dat aansluit op de eigen manier van werken binnen Mourik. Maarten: “Toen we met Relatics begonnen kwamen we er al snel achter dat we een andere oplossing voor digitaal registreren nodig hadden. Als je naar andere oplossingen zoekt blijkt de integratie met Relatics het grootste probleem. Daar liepen we altijd vast doordat de andere applicatie een bepaalde werkwijze oplegt. Daardoor was de koppeling altijd onnatuurlijk en sloot nooit aan op de eigen werkwijze. Het leverde heel veel werk op doordat we in het ene systeem konden waarborgen met checklijsten, maar de update richting Relatics was handmatig en foutgevoelig. Daarnaast moesten de gebruikers die in de uitvoering actief zijn, werken met een systeem dat was ingericht om de klant te bedienen. De werkvoorbereiders worden gewoon administratief gek gemaakt. ”
De kracht van de bidirectionele koppeling
Met KE-chain is een optimale werkwijze mogelijk en wordt iedereen ontzorgt. Maarten: “In samenspraak met de werkvoorbereiders is een werkwijze samengesteld om de administratieve last zo laag mogelijk te krijgen. Met de KE-chainkoppeling is het nu mogelijk om dat gehele proces te automatiseren. Daardoor werken werkvoorbereiders nog maar in een systeem. Dit ontzorgt de klant en onze eigen projectbeheersing experts.”
Maarten: “Nu is het met KE-chain heel duidelijk dat je een deel van het proces in Relatics beheert en een deel in KE-chain. Relatics is optimaal ingericht om de afspraken met de klant te ondersteunen, bijvoorbeeld op basis van werkpakketten. In Relatics wordt de voortgang en status volledig automatisch meegenomen. Je hoeft als werkvoorbereider niets meer handmatig aan te passen. Dit zorgt ervoor dat je KE-chain optimaal kan inrichten voor het werk van de werkvoorbereiders en uitvoerders.”
Makkelijk overstappen naar KE-chain
De koppeling is makkelijk zelf te implementeren. Maarten: “Het verificatiemodel in Relatics drijft wat er nodig is voor de inrichting van de interface. Dat is vaak heel specifiek voor de eigen organisatie. Het proces dat we hiervoor hebben opgesteld is voor iedere organisatie hetzelfde. Die kan je dus gewoon ook toepassen. Hierbij stap je eenvoudig over van bewijs als document uit een DMS naar een document vanuit KE-chain.”
Maarten: “De eerste koppeling hebben we samen met experts van KE-chain kunnen leggen. Dat hebben we in ruim een dag gedaan. De koppeling is zodanig ingericht dat er automatisch formulieren in KE-chain worden aangemaakt als er in Relatics activiteiten worden aangemaakt. De status èn het resultaat van de verificatie zijn ook weer automatisch gekoppeld en worden vanuit KE-chain in Relatics gezet. Daarmee is volledig ontkoppeld wat dat bewijs of eis ook is. Met deze koppeling hebben we de integratie eigenlijk geperfectioneerd.”
