Inzichten

Regie over onderhoud: van schouwen tot facturatie in de praktijk

Overzicht houden over het werk bij het onderhoud, heeft specifieke uitdagingen. Tijdens het onderhoud worden er meestal verschillende registraties in een aantal stappen gedaan om het werk uit te voeren. Het slim doorgeven van informatie tussen deze stappen scheelt veel tijd. Tijd die anders verloren zou gaan aan het zoeken naar informatie, bijhouden van aparte lijstjes, elkaar bellen of appen en het samenvoegen van informatie. Hoeveel makkelijker zou het werken als je niet meer handmatig informatie hoeft over te zetten? Dat kan met de formulieren in KE-chain. Joost Schut vertelt ons er graag meer over.

Met de formulieren in KE-chain kan je gemakkelijk specifieke informatie ‘digitaal doorgeven’ aan collega’s of externen. Joost: “ De informatie houd je zo bij elkaar en elke stap voegt er informatie aan toe. Net alsof je een papierenformulier invult en doorgeeft aan de volgende. Dit zorgt ervoor dat je alles maar een keer hoeft te doen en er een plek is waar de informatie staat. Ik kan het beste uitleggen hoe het werkt op basis van een voorbeeld. Hetzelfde principe is echter breder toepasbaar.”

Meer weten over werken met KE-chain?

Volg een onze webinar voor aannemers

Stap 1: Inrichten onderhoudsproject

Joost: “ Het voorbeeld dat ik gebruik is een onderhoudsproject aan fietspaden. Met de opdrachtgever zijn afspraken gemaakt over de minimale conditie van de fietspaden. Onderdeel van deze afspraak is welke werkzaamheden tegen welk tarief verricht kunnen worden bij afwijkingen van deze conditie. Om de conditie van de fietspaden te monitoren wordt er in dit geval gebruik gemaakt van periodieke inspecties en onderhoud aan fietspaden.”  

“ In KE-chain hebben we een apart project ingericht met verschillende perioden en gebieden om het werk onder te verdelen. De formulieren zijn daarna per periode en deelgebied klaargezet voor het schouwen. De inrichting is gemakkelijk te doen met het eigen sjabloon vanuit de catalogus.” 

Stap 2: Schouwen

Om de conditie van de fietspaden in de gaten te houden (te monitoren) wordt periodiek het gehele gebied geschouwd. Joost: ” De schouw is een inspectie van de conditie van het gebied. Tijdens deze inspectie worden de afwijkende situaties vastgelegd waar niet voldaan wordt aan de minimale conditie. Op basis daarvan worden de benodigde werkzaamheden bepaald op basis van de vooraf afgesproken bestekposten met de opdrachtgever.” 

“ In KE-chain voeg je per afwijkende situatie eenvoudig een registratie toe inclusief locatie, foto’s, beschrijving, specificatie van de werkzaamheden en bijbehorende bestekposten. Dit kan je eventueel opdelen per deelgebied als de inspecties bijvoorbeeld per deelgebied plaatsvinden.” 

Stap 3: Goedkeuring werkzaamheden

Het dossier met de inspectie resultaten en de voorgestelde werkzaamheden wordt ter goedkeuring overlegt aan de opdrachtgever. Joost: ” Op basis daarvan worden de onderhoudswerkzaamheden bepaald die uitgevoerd kunnen worden.” 

“ Het formulier in KE-chain levert je de complete resultaten van de schouw op aan de opdrachtgever in een PDF. Daarbij kan je de opdrachtgever ook nog een aparte Excel geven om de werkzaamheden goed te keuren of de opdrachtgever toegang geven tot een stap in het formulier om dat direct in KE-chain aan te geven.” 

Stap 4: Uitvoeren werkzaamheden

De herstelwerkzaamheden aan de fietspaden worden uitgevoerd door collega’s of externen. Joost: ” Ook zij krijgen toegang tot die informatie die op dat moment voor hen van belang is en die eerder is geregistreerd. Belangrijk is hier om het kwaliteitsdossier direct weer vast te leggen met de keuring van de resultaten van de uitgevoerde werkzaamheden.” 

“ Met het formulier in KE-chain is een aparte stap voor het uitvoeren van de werkzaamheden gemaakt. In die stap staan alle goedgekeurde werkzaamheden vanuit de opdrachtgever in een overzicht. Per afwijkende situatie kan direct de registratie van het uitgevoerde werk worden toegevoegd met foto’s, bijlages, toelichting van de werkzaamheden en de bijbehorende keuring. Met KE-chain kan je ook tegelijk werken op verschillende locaties en kan je live vanuit kantoor meekijken naar de voortgang.” 

“ Zijn er vergelijkbare werkzaamheden zoals zand strooien, opnieuw bestraten, ophogen of asfalteren, dan kan je daar natuurlijk een selectie van maken, zodat in 1 oogopslag duidelijk is op welke locatie je dezelfde werkzaamheden moet uitvoeren.” 

Stap 5: Facturatie en opleveren werk

De laatste stap is het controleren van alle informatie op compleetheid en correctheid. Joost: ” Met deze informatie toon je aan dat alles conform de afspraken en regelgeving is uitgevoerd. Het is de onderbouwing van de factuur.” 

“ Het werkt precies hetzelfde als oplevering van de rapportage ten behoeve van de goedkeuring. Je kan het bijvoorbeeld nog uitbreiden met een handtekening. Je kan alle relevante informatie uit de stappen in een PDF naar de opdrachtgever meenemen, inclusief foto’s, certificaten en andere bewijsvoering. Je kan dit vanuit KE-chain ook direct delen met de opdrachtgever. Wel zo makkelijk.” 

Meer weten over werken met KE-chain?

Volg een onze webinar voor aannemers

Meer weten?

schrijf je in voor een webinar