Inzichten
Regie over onderhoud: van schouwen tot facturatie in de praktijk
Overzicht houden over het werk bij het onderhoud, heeft specifieke uitdagingen. Tijdens het onderhoud worden er meestal verschillende registraties in een aantal stappen gedaan om het werk uit te voeren. Het slim doorgeven van informatie tussen deze stappen scheelt veel tijd. Tijd die anders verloren zou gaan aan het zoeken naar informatie, bijhouden van aparte lijstjes, elkaar bellen of appen en het samenvoegen van informatie. Hoeveel makkelijker zou het werken als je niet meer handmatig informatie hoeft over te zetten? Dat kan met de formulieren in KE-chain. Joost Schut vertelt ons er graag meer over.
Meer weten over werken met KE-chain?
Volg een onze webinar voor aannemers
Stap 1: Inrichten onderhoudsproject
“ In KE-chain hebben we een apart project ingericht met verschillende perioden en gebieden om het werk onder te verdelen. De formulieren zijn daarna per periode en deelgebied klaargezet voor het schouwen. De inrichting is gemakkelijk te doen met het eigen sjabloon vanuit de catalogus.”

Stap 2: Schouwen
Om de conditie van de fietspaden in de gaten te houden (te monitoren) wordt periodiek het gehele gebied geschouwd. Joost: ” De schouw is een inspectie van de conditie van het gebied. Tijdens deze inspectie worden de afwijkende situaties vastgelegd waar niet voldaan wordt aan de minimale conditie. Op basis daarvan worden de benodigde werkzaamheden bepaald op basis van de vooraf afgesproken bestekposten met de opdrachtgever.”
“ In KE-chain voeg je per afwijkende situatie eenvoudig een registratie toe inclusief locatie, foto’s, beschrijving, specificatie van de werkzaamheden en bijbehorende bestekposten. Dit kan je eventueel opdelen per deelgebied als de inspecties bijvoorbeeld per deelgebied plaatsvinden.”

Stap 3: Goedkeuring werkzaamheden
“ Het formulier in KE-chain levert je de complete resultaten van de schouw op aan de opdrachtgever in een PDF. Daarbij kan je de opdrachtgever ook nog een aparte Excel geven om de werkzaamheden goed te keuren of de opdrachtgever toegang geven tot een stap in het formulier om dat direct in KE-chain aan te geven.”
Stap 4: Uitvoeren werkzaamheden
“ Met het formulier in KE-chain is een aparte stap voor het uitvoeren van de werkzaamheden gemaakt. In die stap staan alle goedgekeurde werkzaamheden vanuit de opdrachtgever in een overzicht. Per afwijkende situatie kan direct de registratie van het uitgevoerde werk worden toegevoegd met foto’s, bijlages, toelichting van de werkzaamheden en de bijbehorende keuring. Met KE-chain kan je ook tegelijk werken op verschillende locaties en kan je live vanuit kantoor meekijken naar de voortgang.”
“ Zijn er vergelijkbare werkzaamheden zoals zand strooien, opnieuw bestraten, ophogen of asfalteren, dan kan je daar natuurlijk een selectie van maken, zodat in 1 oogopslag duidelijk is op welke locatie je dezelfde werkzaamheden moet uitvoeren.”

Stap 5: Facturatie en opleveren werk
“ Het werkt precies hetzelfde als oplevering van de rapportage ten behoeve van de goedkeuring. Je kan het bijvoorbeeld nog uitbreiden met een handtekening. Je kan alle relevante informatie uit de stappen in een PDF naar de opdrachtgever meenemen, inclusief foto’s, certificaten en andere bewijsvoering. Je kan dit vanuit KE-chain ook direct delen met de opdrachtgever. Wel zo makkelijk.”
Meer weten over werken met KE-chain?
Volg een onze webinar voor aannemers