Nieuwe toepassing

Slimmer samenwerken met digitaal project- en tenderplan

Aanbesteding of tender is de standaard werkwijze voor voornamelijk grote opdrachten door overheidsinstanties. Als geïnteresseerde partij is de uitdaging om de eisen, kansen en risico’s van dergelijke opdracht nauwkeurig in kaart te brengen. Het opstellen van een tenderplan is key om de beste ideeën uit de organisatie te koppelen aan de vraag van de opdrachtgever. In dit blog gaan we in op hoe je van digitaal papier naar een data gedreven aanbesteding komt.

Het goed begeleiden en sturen van het aanbestedingsproces is belangrijk om een opdracht te verkrijgen. De kwaliteit van het resulterende tenderplan legt de basis voor de toekomstige winstmarge. Door tijdsdruk, betrokkenheid van verschillende experts, nieuwe inzichten komt die kwaliteit onder druk te staan. Daarom hebben we de digitale tender app ontwikkeld om het tender team te begeleiden om realtime en aantoonbaar het tenderplan op te stellen.

Van papier en documenten

De huidige manier van werken wordt vaak gedreven door het tenderplan; documenten. De key informatie wordt in documenten vastgelegd, gedeeld en aangevuld door verschillende stakeholders. De documenten worden centraal beheerd door de tender manager. Die expert heeft een kritische rol in het aansluiten van de organisatie en opleveren van het tender voorstel. Op dit moment is er veel handmatige en directe communicatie 1-op-1 met de tender manager. Het komt regelmatig voor dat iets wordt vergeten omdat deze communicatie tussen stakeholders wordt vergeten of niet volledig is.

” Op dit moment is er veel handmatige en directe communicatie 1-op-1 met de tender manager “

De communicatie komt nog meer onder druk te staan als laat in het proces nog grote wijzigingen worden doorgevoerd. Dit kan grote impact hebben op de tender en is later niet terug te vinden. Dit verhoogt de werkdruk op alle experts omdat de informatie handmatig wordt gedeeld en iedereen afhankelijk is van de discipline om alle wijzigingen goed in te werken. Een verstoring aan het einde van het proces kan bijvoorbeeld komen door laat binnengekomen offertes of ad-hoc toegevoegde activiteiten, waardoor het overzicht bewaren een grote uitdaging vormt.

Naar realtime en aantoonbaar

Daarom hebben we de digitale tender app ontwikkeld om het tender team te begeleiden om realtime en aantoonbaar het tenderplan op te stellen. Met de digitale tender app in KE-chain heb je direct toegang tot de eigen projecten. De status en stuurinformatie is inzichtelijk voor alle medewerkers van het project. Alle projectinformatie is centraal opgeslagen en wordt gebuikt om data gestuurd te werken. Zo weet je realtime wat is afgemaakt en hoef je geen informatie dubbel in te voeren. 

De digitale tender app begeleidt het tender team optimaal samen te werken

De voordelen:

  • Minder 1-op-1 communicatie: De laatste status is altijd bekend in het projecten overzicht.

  • Betere afstemming tussen afdelingen: Laatste status is altijd bekend in het projecten overzicht.

  • Meer inzicht in impact van wijzigingen: Transparant wat er tijdens de tender gebeurt 

  • Verlagen van werkdruk: Meer inzicht in en begeleiding van het werk wat gedaan moet worden

Dit betekent dat je als tender team makkelijker samen kan werken. Het is eenvoudiger om alle veranderingen gedurende het project optimaal te verwerken. Het resultaat is een beter plan met meer kans van slagen en een betere uitgangspositie voor het vervolg.

Het resultaat is een beter plan met meer kans van slagen

Meer weten?

Deze oplossing wordt gepresenteerd door Tom de Jong van JP van Eesteren tijdens het KE-chain evenement op 8 oktober.

Smart collaboration

based on quality assurance driven by your own project data